Administrer une association
Une fois votre association créée, vous devrez la faire vivre, et l’administrer. Voici quelques pistes pour connaître les instances décisionnaires et les étapes qui marquent la vie d’une association.
Statuts et instances de décision
La crédibilité et la prise en compte du projet associatif par les institutions (de la mairie jusqu’aux administrations de l’Etat) seront garanties par le respect attentif des règles du fonctionnement de l’association : les statuts.
Les instances de décision (Assemblée Générale, Conseil d’Administration et Bureau) et les réunions formalisent les choix validés collectivement par l’association. Elles donnent ainsi une valeur juridique officielle à tout acte entrepris par l’association et ses membres dans le cadre de ses activités.
L’Assemblée Générale ordinaire
Elle se réunit habituellement une fois par an.
Elle établit le bilan moral et financier de l’année écoulée (soumis au vote) et se prononce sur les projets. L’ordre du jour et la convocation aux assemblées générales ordinaires sont généralement de la compétence du conseil d’administration. A défaut de dispositions statutaires ou réglementaires, on pourra utiliser tout moyen de convocation : affiches, lettres individuelles, messages par courriel ou presse.
En principe, tous les membres à jour de cotisation sont convoqués, mais les statuts peuvent prévoir de n’en convoquer que certains, ou d’attribuer des droits de vote inégaux, ou encore de n’attribuer le droit de vote qu’à certaines catégories de membres.
L’Assemblée Générale extraordinaire
Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée par le Conseil d’Administration ou exceptionnellement à la demande d’un certain nombre d’adhérents déterminés par les statuts, à n’importe quel moment de l’année. Elle peut d’ailleurs être réunie en même temps que l’Assemblée Ordinaire.
Le plus souvent, il s’agit de décider des modifications dans les statuts, voire de se prononcer sur la dissolution de l’association. Cependant, certaines associations convoquent des assemblées générales extraordinaires pour des situations exceptionnelles. En absence de dispositions statutaires spécifiques, elles fonctionnent comme des Assemblées Générales ordinaires.
Le conseil d’administration
Il est composé de membres de l’association, généralement élus par l’Assemblée Générale. Tout membre du CA est considéré comme dirigeant de l’association et peut voir sa responsabilité personnelle mise en cause.
Des salariés de l’association peuvent faire partie du CA. Toutefois, le caractère non lucratif exige, sur le plan du droit, que les salariés ne puissent avoir une part prépondérante (exclure les postes clés et une représentation majoritaire) à la direction de l’association (jusqu’à un quart des membres). L’usage le plus courant est leur présence à titre consultatif.
Le nombre des administrateurs est variable. Il se réunit plusieurs fois par an. Son bureau prépare l’ordre du jour de la réunion. Ce sont généralement les statuts qui fixent l’étendue des pouvoirs des administrateurs.
Son rôle est avant tout d’organiser et de veiller à l’animation des activités de l’association. Il prend toutes les décisions utiles à la bonne marche de l’association, dans le cadre des statuts et de l’objet de l’association, mais aussi dans la limite des missions que lui a confié l’AG et dans le respect du budget adopté par celle-ci.
Les décisions sont prises dans le cadre des réunions du CA
Les compétences habituelles du CA sont les suivantes :
programmation et suivi des activités ;
préparation de l’assemblée générale, du budget annuel ;
embauche et licenciement des salariés ;
avis sur les admissions et les exclusions des membres.
Le bureau
Le conseil d’administration peut déléguer une partie de ses pouvoirs à un bureau, instance restreinte composée de personnes choisies en son sein.
Le bureau a vocation à se réunir beaucoup plus fréquemment que le CA et gère les affaires courantes.
Les principaux membres du bureau :
Le (la) président(e)
Sa fonction le ou la conduit à assurer la direction de l’administration de l’association (signature des contrats, embauche du personnel, représentation de l’association pour tous les actes engageant l’association à l’égard des tiers). En dernier lieu, c’est à lui ou elle que revient la responsabilité de faire le rapport moral annuel à l’assemblée générale.
Le (la) Secrétaire
Il est responsable des archives, établit les procès-verbaux de l’Assemblée Générale ordinaire et des réunions de Conseil d’Administration, tient le registre spécial (modification des statuts et changement de composition du Conseil d’Administration).
Il peut jouer un rôle clé dans la communication interne et externe de l’association, par exemple en tenant à jour les fichiers des adhérents, des partenaires, des médias, des fournisseurs…
Le (la) Trésorier (ère)
Il effectue les paiements, perçoit les sommes dues à l’association, encaisse les cotisations, prépare le compte de résultat et le bilan présentés à l’assemblée générale annuelle où il rendra compte de sa mission.
Les modifications administratives
Pour concrétiser votre projet collectif, il sera nécessaire de faire vivre votre association d’un point de vue administratif, et de rendre officiel les changements qui pourraient survenir dans la vie de l’association, jusqu’à une éventuelle dissolution…
Changement au CA/bureau
Si, après avoir organisé votre AG ordinaire, la composition de votre CA (et de votre bureau) devait être modifiée, il est nécessaire d’envoyer à la Sous-Préfecture le formulaire de Déclaration de la liste des personnes chargées de l’administration d’une association et un exemplaire du compte-rendu de la réunion de CA (ou bureau), ou de faire la démarche en ligne.
Modification des statuts
Selon les circonstances, il pourrait être nécessaire de modifier le contenu des statuts déposés lors de la déclaration de la création. Ces modifications peuvent être de deux ordres :
- l’identité de votre association, à savoir son titre, son but ou l’adresse de son siège de son siège social ;
- le fonctionnement administratif, c’est-à-dire, tout ce qui a trait aux membres de l’association, ses ressources, le fonctionnement et la désignation des instances dirigeantes, le règlement intérieur et la dissolution.
La dissolution d’une association
Dans le cas d’une clôture définitive d’activité d’une association, il est vivement conseillé, bien que cela ne soit pas obligatoire, d’officialiser la dissolution de la structure.
Cette dissolution va faire suite à la convocation, puis à la tenue d’une AG extraordinaire, qui mentionneront à l’ordre du jour la décision de dissoudre l’association et, éventuellement, la nomination d’un liquidateur. Il sera chargé des démarches administratives qui clôtureront l’activité de l’association (compte en banque, assurance, …).
Dans tous ces cas précédemment cités, il vous faudra les documents suivants :
- le formulaire de Modification d’une association,
- un exemplaire du procès-verbal de l’AG extraordinaire qui entérine la modification des statuts ou la dissolution.
À noter :
Pour des modifications du nom, de l’objet et/ou du siège social, bien indiquer sur le formulaire que vous souhaitez la publication de la (les) modifications(s) au Journal Officiel.
